Sigorta Otomatik Arama Sistemi

Sigorta otomatik arama sistemi nedir?

Sigorta otomatik arama sistemi, poliçe bitişi yaklaşan müşterileri acentenin kendi telefon hattı üzerinden otomatik olarak arayan ve müşterinin teklif isteyip istemediğini telefon tuşlamasıyla öğrenen bir yapıdır. Polizen’de bu sistem yenileme takibinin bir parçası olarak çalışır: müşteri telefonda 1’e bastığında teklif talebi oluşur ve personelin ekranına düşer.

Yenileme döneminde bir acentenin en çok zamanını alan iş, bitişi yaklaşan her müşteriyi tek tek aramaktır. Bu aramaların önemli bir kısmı ulaşılamayan, meşgul olan ya da o an teklif istemeyen müşterilerle sonuçlanır. Otomatik arama ilk teması sisteme bırakır; personel yalnızca teklif istediğini tuşlayarak bildiren müşterilerle ilgilenir.

Neden farklı?

SMS hatırlatması müşteriye bilgi verir ama bir cevap beklemez. Otomatik arama ise müşteriden net bir sinyal alır: 1’e basan müşteri teklif istemektedir. Bu sinyal doğrudan bir teklif talebine dönüşür; kaynağı “Otomatik Arama” olarak işaretlenir ve personel talebi hangi kanaldan geldiğini bilerek ele alır.

Hangi acenteler için uygun?

Otomatik arama en çok, yenileme döneminde aynı hafta içinde çok sayıda poliçesi biten acentelerde fark yaratır. Personel sayısı sınırlı olan, müşterilerini tek tek aramaya zaman ayıramayan ya da SMS hatırlatmalarına yeterli dönüş alamayan acenteler için ilk teması sisteme bırakmak mantıklıdır. Az sayıda poliçesi olan ve müşterileriyle zaten birebir görüşen acentelerde ise SMS hatırlatması ve personelin kendi araması yeterli olabilir.

İyi bir arama mesajı nasıl olmalı?

Müşteri, aramanın ilk birkaç saniyesinde kimin aradığını ve neden aradığını anlamalıdır. Bu yüzden mesaj kısa ve net tutulmalıdır:

• Acentenin adıyla başlamalı; varsayılan şablon da böyle başlar.
• Hangi poliçenin bitmek üzere olduğunu söylemeli.
• Tek bir eylem istemeli: teklif için 1’e basın.
• Uzun açıklama ve kampanya dili içermemeli; ayrıntı personelin görüşmesine bırakılmalı.

Kısa bir mesaj hem müşterinin karar vermesini kolaylaştırır hem de yanlış tuşlamaları azaltır. Mesaj değiştirildiğinde yeni metin sonraki aramalarda kullanılır; bu yüzden şablonu yoğun yenileme döneminden önce gözden geçirmek iyi bir alışkanlıktır.

Kullanmak için neler gerekir?

• Acenteye ait bir SIP hattı ve hattın bağlantı bilgileri.
• Müşteri kartlarında güncel telefon numaraları.
• İnternet bağlantısı; cloud ve local kurulumda aynıdır.
• Otomatik aramanın acente için ek hizmet olarak etkinleştirilmesi.

SMS hatırlatmasıyla birlikte kullanım

Otomatik arama, SMS hatırlatmalarının yerine değil yanına eklenen bir kanaldır. Yenileme SMS’leri ve otomatik aramalar için gün sayıları ayrı ayrı ayarlandığından, acente iki kanalı farklı zamanlara yayabilir: örneğin önce SMS ile bilgi verip birkaç gün sonra aramayla teklif isteyip istemediğini sorabilir. SMS izni kapalı olan müşteriye hatırlatma mesajı gitmez; bu tercih müşteri kartında tutulur. Hangi kanalın hangi müşteri grubunda daha iyi sonuç verdiği, Teklif Talepleri listesindeki kaynak bilgisine bakılarak zamanla görülebilir.

Hat bilgileri ve veriler nasıl korunur?

SIP hattının parolası sistemde düz metin olarak tutulmaz; şifrelenmiş olarak saklanır ve ekranlarda gösterilmez. Arama sonucunda oluşan teklif talepleri yalnızca ilgili acentenin kayıtları arasında yer alır; her acente yalnızca kendi müşterilerini ve taleplerini görür. Acente içinde ise Personelin hangi menülere erişebileceği ise kullanıcı yetkileriyle belirlenir. Aramaları geçici olarak durdurmak gerektiğinde, örneğin tatil dönemlerinde, acente otomatik aramayı kapatıp daha sonra yeniden açabilir.

Otomatik arama neyi yapmaz?

Otomatik arama bir satış temsilcisinin yerini tutmaz. Görevi, bitişi yaklaşan müşteriye ilk hatırlatmayı yapmak ve teklif isteyen müşteriyi ayırmaktır. Teklifin hazırlanması, fiyatın konuşulması ve poliçenin kesilmesi personelde kalır. Müşterilerle telefonla ve mesajla iletişimde uyulması gereken yasal yükümlülükler, diğer iletişim kanallarında olduğu gibi acenteye aittir.