Poliçe yenileme programı, bitiş tarihi yaklaşan poliçeleri zamanında öne çıkaran ve müşteriye hatırlatma gönderen sistemdir. Polizen bitiş tarihlerini sürekli izler, yenilemesi yaklaşan poliçeleri listeler, belirlediğiniz gün sayısı kala müşteriye SMS gönderir ve yenilenmeyen poliçeleri tarihçede tutar.
Yenileme neden kaçırılır?
Acentelerde yenileme kaybının çoğu fiyat yüzünden değil, zamanlama yüzünden yaşanır. Bitiş tarihi bir tabloda durur ama kimse o tabloyu her gün açmaz. Müşteriyi arayacak personel izindedir, not kâğıdı kaybolur ya da müşteri başka bir acenteden teklif aldıktan sonra aranır. Sonuç, aslında elde tutulabilecek bir müşterinin kaybedilmesidir.
Bir poliçe yenileme takip sistemi bu işi personelin hafızasından alır. Hangi poliçenin kaç gün sonra bittiği sistem tarafından hesaplanır ve liste her gün kendiliğinden güncellenir.
Polizen yenilemeyi nasıl takip eder?
- Bitiş tarihi kayıtla girilir. Her poliçenin bitiş tarihi, poliçe kaydının zorunlu bir parçasıdır.
- Yaklaşan yenilemeler listelenir. Dashboard’da bitişi yaklaşan poliçeler kalan gün sayısıyla görünür.
- Müşteriye SMS gider. Belirlediğiniz gün sayısı kala yenileme hatırlatması otomatik gönderilir.
- İsterseniz otomatik arama başlar. SIP hattı tanımlıysa müşteri aranır; 1’e basan müşteri için teklif talebi açılır.
- Teklif hazırlanır. Talep, Teklif Talepleri listesine düşer; personel teklifi hazırlayıp SMS veya e-postayla gönderir.
- Sonuç kaydedilir. Yeni dönem poliçesi kesildiğinde eski poliçe “Yenilendi”, yenilenmezse “Süresi Doldu” olarak kalır.
Hatırlatma zamanlaması
Polizen’de üç ayrı yenileme hatırlatma şablonu vardır. Varsayılan olarak poliçe bitişine 30, 15 ve 7 gün kala gönderilirler; her şablonun gün sayısı ve metni Ayarlar ekranından değiştirilebilir. Hatırlatmalar sistem tarafından düzenli aralıklarla kontrol edilir ve aynı poliçe için aynı gün ikinci kez gönderilmez; sunucu yeniden başlasa bile mükerrer mesaj oluşmaz.
SMS gönderimi, acentenin Ayarlar ekranında tanımladığı kendi SMS sağlayıcı hesabı üzerinden yapılır.
Yenileme sürecinde poliçe durumları
| Aşama | Sistemde ne olur? | Personel ne yapar? |
|---|---|---|
| Yaklaşıyor | Poliçe yaklaşan yenilemelerde görünür, SMS hatırlatması gider. | Müşteriyle iletişime geçer. |
| Teklif sürecinde | Teklif talebi Teklif Talepleri listesinde açık durur. | Teklifi hazırlar ve gönderir. |
| Yenilendi | Eski poliçe “Yenilendi” olarak işaretlenir. | Yeni dönem poliçesini kaydeder. |
| Süresi doldu | Poliçe otomatik olarak “Süresi Doldu” durumuna alınır. | Kaybedilen müşteriyi ayrı listede görür. |
Süresi dolan poliçeler kaybolmaz
Bitiş tarihi geçen poliçeler silinmez; “Süresi Dolmuş” filtresiyle ayrı bir listede görülür ve müşteri kartında geçmiş olarak kalır. Bu liste, bir sonraki dönemde geri kazanılabilecek müşterilerin de listesidir. Hangi müşterinin hangi poliçesinin yenilenmediği sonradan da takip edilebilir.
SMS izni ve ret bağlantısı
Her müşteri kartında SMS izni ayrıca tutulur. Hatırlatma mesajlarının sonunda müşterinin SMS almayı durdurabileceği bir bağlantı bulunur. SMS izni kapalı olan müşteriye yenileme hatırlatması gönderilmez; gönderim atlandı olarak kaydedilir.
Müşteri tarafında yenileme
Müşteri portalını kullanan müşteriler poliçelerinin bitiş tarihlerini kendi ekranlarında görür ve yenilemesi yaklaşan bir poliçe için doğrudan teklif talebi gönderebilir. Bu talep de Teklif Talepleri listesine düşer. Ayrıntılar için müşteri portalı sayfasına bakabilirsiniz.