Poliçe takip programı nedir?
Poliçe takip programı, acentenin kestiği her poliçeyi müşterisi, sigorta şirketi, türü, tarihleri ve primiyle birlikte kaydedip izlediği yazılımdır. Temel sorusu basittir: hangi müşterinin, hangi şirketten, hangi poliçesi var ve bu poliçe ne zaman bitiyor?
Bu soru acentenin hem satış hem de hizmet tarafını ilgilendirir. Satış tarafında yenileme fırsatlarını, hizmet tarafında ise müşterinin “poliçem hangi şirketteydi, ne zaman bitiyor?” sorusuna hızlı cevap vermeyi belirler. İyi bir poliçe takibi, bu cevabın hangi personel bakarsa baksın aynı ve güncel olmasını sağlar.
Poliçe sayısı birkaç yüzü geçtiğinde bu sorunun cevabını tablolardan bulmak zorlaşır. Aynı müşterinin trafik, kasko ve konut poliçeleri farklı satırlara dağılır; bitiş tarihleri elle filtrelenir, poliçe belgeleri e-posta kutularında aranır. Polizen’in sigorta poliçe yönetim yazılımı tarafı bu bilgileri tek bir poliçe kaydında toplar ve kaydı doğrudan müşteriye bağlar.
Aktif poliçeler tek listede
Poliçeler ekranında tüm poliçeler tek listede görünür. Liste poliçe türü, durum, sigorta şirketi ve tarih aralığına göre süzülür; her satırdan poliçe detayına ve müşteri kartına geçilir. Her poliçe dört durumdan birindedir:
| Durum | Anlamı |
|---|---|
| Aktif | Poliçe yürürlükte. |
| Yenilendi | Poliçenin yerine yeni dönem poliçesi kesildi. |
| İptal | Poliçe süresi dolmadan iptal edildi. |
| Süresi Doldu | Bitiş tarihi geçti ve yenilenmedi. |
Bitiş tarihi geçtiği hâlde “Aktif” kalan poliçeler sistem tarafından düzenli olarak kontrol edilir ve otomatik olarak “Süresi Doldu” durumuna alınır. Böylece dashboard’daki aktif poliçe sayısı gerçek durumu yansıtır; kimse bu düzeltmeyi elle yapmak zorunda kalmaz.
Filtrelerle günlük kullanım
Poliçeler listesi gün içinde farklı sorular için kullanılır. Ay başında tarih aralığı seçilerek o ay biten poliçeler çıkarılır; bir sigorta şirketiyle görüşmeden önce yalnızca o şirketin poliçeleri süzülür; hafta sonunda durum filtresiyle süresi dolan poliçelere bakılarak geri kazanılabilecek müşteriler belirlenir. Poliçe türü filtresi ise kasko, trafik veya konut gibi tek bir ürüne odaklanmayı kolaylaştırır. Filtreler birlikte kullanılabildiği için “bu ay biten, belirli bir şirketin kasko poliçeleri” gibi daraltılmış listeler birkaç tıkla elde edilir.
Poliçe türleri ve kategoriler
Poliçe türleri sabit bir liste değildir. Her acente kendi türlerini ekler, adlarını düzenler ve kullanmadıklarını pasife alır. Her tür bir kategoriye bağlanır: araç, konut veya diğer. Kategori formun davranışını belirler; kasko veya trafik gibi araç kategorisindeki türlerde araç seçimi, konut kategorisindeki türlerde adres ve metrekare alanları açılır. Böylece personel her poliçede yalnızca o türe uygun alanları doldurur.
Başka bir acenta üzerinden kesilen poliçeler
Acenteler her sigorta şirketiyle doğrudan çalışmayabilir; bazı poliçeler o şirketin başka bir acentası üzerinden kesilir. Polizen’de sigorta şirketi seçildikten sonra poliçenin hangi acenta üzerinden kesildiği de seçilir. Doğrudan şirketle kesilen poliçeler “Doğrudan Şirket” olarak işaretlenir. Bu ayrım acenta raporunda korunur; hangi şirketten doğrudan, hangisinden aracı üzerinden üretim yapıldığı ayrı ayrı görülür.
Poliçe takibinde sık yapılan hatalar
- Poliçeyi müşteriden bağımsız kaydetmek: aynı müşterinin poliçeleri farklı satırlara dağılır, yenileme görüşmesinde müşterinin diğer poliçeleri görülmez.
- Bitiş tarihini sonradan girmek: tarih eksik kalan poliçe yenileme listesine hiç düşmez.
- Belgeyi e-postada bırakmak: poliçe PDF’i kayda eklenmezse müşteri istediğinde aranır; portal kullanılıyorsa müşteri belgeyi göremez.
- Süresi dolan poliçeyi silmek: müşteri geçmişi kaybolur, bir sonraki dönemde geri kazanılabilecek müşteri gözden çıkar.
Polizen bu hataların çoğunu yapı gereği önler: poliçe müşteri seçilmeden kaydedilemez, bitiş tarihi zorunludur, PDF poliçe kaydının içinde durur ve süresi dolan poliçeler silinmek yerine durum değiştirir. Personel değişse bile acentenin poliçe geçmişi sistemde kalır; yeni gelen çalışan müşterinin önceki yıllarını aynı kartta görür.
