Sigorta acentesinin parası tek yerden akmaz: müşteri primi öder, poliçe başka bir acentenin kodlarıyla kesildiyse prim o acenteye aktarılır, komisyonun bir kısmı size kalır, müşteriyi getiren aracıya pay verilir. Polizen bu hesapların hepsini poliçe kaydından kendisi çıkarır: kim size ne kadar borçlu, siz kime ne kadar borçlusunuz ve bu ay ne kazandınız, ayrıca hesap yapmadan görünür.
Komisyon dağıtımı: benim komisyonum, acente komisyonu, aracı payı
Her sigorta şirketi, çalıştığınız her acente ve her sigorta türü için ayrı komisyon oranı tanımlanır. Örneğin bir şirketin trafik poliçesini başka bir acentenin kodlarıyla kestiriyorsanız komisyon oranı %8, o acentenin size bıraktığı pay %70 olabilir; kaskoda oranlar farklıdır. Poliçe girilirken şirket, düzenleyen acente ve tür seçildiği anda oranlar kendiliğinden gelir.
| Kalem | Örnek (net prim 4.200 TL, komisyon %8) |
|---|---|
| Komisyon | 4.200 × %8 = 336 TL |
| Benim komisyonum | 336 × %70 = 235,20 TL (size kalan) |
| Acente komisyonu | 336 × %30 = 100,80 TL (poliçeyi kesen acentede kalan) |
| Aracı payı | Müşteriyi getiren galeri, servis ya da kişi varsa komisyondan ya da net primden oranla |
Oran bir poliçede elle değiştirildiğinde Polizen bunu hatırlar; aynı şirket, acente ve türdeki sonraki poliçelerde yeni oran gelir. Finans özeti ve raporlar komisyonun tamamını değil, size kalan kısmı kazanç olarak gösterir.
Acente ve sigorta şirketi mutabakatı
Mutabakat ekranı; sigorta şirketleri, poliçe kestirdiğiniz diğer acenteler ve aracılarla olan hesabınızı ay ay tutar. Solda yılın ayları, sağda seçilen ayın dökümü bulunur. Dökümde her poliçe bir satırdır: müşteri, şirket, branş, poliçe no, plaka, zeyil türü, brüt ve net prim, komisyon, payınız ve karşı tarafa borcunuz.
- Süzmeler: tüm poliçeler, ödemesi kapalı, ödemesi açık ve cari hesaba işlenmemiş poliçeler — her düğmede kaç poliçe olduğu yazar. Döviz cinsine göre de süzülür.
- Tahsilat durumu: her satırda müşterinin borcunu ödeyip ödemediği ve ayın mutabakatının kapanıp kapanmadığı tek bakışta görünür.
- Açık poliçeler hariç hesap: “müşteriden parasını aldığım poliçelerin primini göndereyim” dediğinizde bakiye yalnız ödemesi kapanmış poliçelerden hesaplanır.
- Ödeme ve tahsilat: acenteye ya da şirkete yapılan ödeme kasa veya banka hesabından seçilerek girilir; kasadan çıkış kendiliğinden yazılır.
- Gönder: döküm yazdırılır, PDF ya da Excel olarak kaydedilir veya PDF ekiyle karşı tarafın e-posta adresine gönderilir.
- Ay kapatma: mutabık kalınan ay kapatılır; o aya ait poliçeler kilitlenir, sonradan yanlışlıkla değişip hesabı bozmaz. Bir ay tüm hesaplarda tek seferde de kapatılabilir.
Cari hesaplar: kim size ne kadar borçlu?
Poliçe kaydedildiğinde müşterinin ödeyeceği tutar (brüt prim, ekstra ücret ve indirimle birlikte) müşterinin cari hesabına borç olarak yazılır; taksit planı poliçe üzerinde tutulur. Cari Hesaplar ekranı bütün müşterileri ve aracıları tek listede gösterir: borç, tahsil edilen, bakiye, vadesi geçen tutar ve en eski vade. Liste ad, telefon ya da TC ile aranır; tarih aralığı verilince önceki dönemden gelen bakiye ayrı sütunda görünür.
Bir müşteri seçildiğinde hesap hareketleri altta açılır. Ödenmemiş poliçe satırından tahsilat doğrudan alınır; hesap durumu kopyalanabilir, yazdırılabilir, müşteriye WhatsApp ya da e-postayla gönderilebilir.
Tahsilat şekilleri
Taksit; nakit, banka ya da POS ile seçilen hesaba girer. Müşteri primi kartla doğrudan sigorta şirketine ödediyse kasaya giriş yapılmadan borç kapanır; kart bilgisinden yalnızca ilk 6 ve son 4 hane saklanır. Çek ve senet vadesiyle portföye alınır.
Avans (ön ödeme)
Bazı müşteriler poliçe yenileme zamanı gelmeden parayı önceden bırakır. Polizen’de bu para avans olarak alınır: kasaya girer, müşterinin hesabında “avans” olarak durur. Poliçe kesildiğinde taksit “avanstan” ödenir — para ikinci kez kasaya girmez. Poliçe yapılmazsa kalan avans iade edilir. Avansı olan müşteriler ayrıca listelenir; “parasını aldım, poliçesini kesmedim” durumu unutulmaz.
Kasa, banka, çek ve senet
Kasa, banka hesapları ve POS ayrı hesaplar olarak açılır. Taksit tahsilatı, avans, acente ödemesi ve giderler ilgili hesaba kendiliğinden yazılır; ayrıca elle giriş, çıkış ve hesaplar arası virman yapılır. Alınan ve verilen çek ile senetler vadeleriyle takip edilir. Kira, maaş gibi her ay tekrarlayan gelir ve giderler bir kez tanımlanır, her ay kendiliğinden işlenir.
Kasa, cari hesap ve kazanç birbirine karışmaz
- Kasa ve banka: elinizde şu an ne kadar para var.
- Cari hesaplar: müşteriler ve aracılar size ne kadar borçlu.
- Mutabakat: siz sigorta şirketlerine ve acentelere ne kadar borçlusunuz.
- Finans özeti: seçilen dönemde ne kadar kazandınız (size kalan komisyon eksi giderler).